Kalender & Terminbuchung

Virtual Receptionist + Agendessa: Termine buchen, während das Telefon klingelt

Ihr KI-Rezeptionist nimmt den Anruf an, prüft die echten freien Zeiten in Ihrem Kalender und bucht den Termin, ohne dass jemand im Team ans Telefon muss.

Die Anbindung ist in den Plänen Growth und Scale kostenlos enthalten. Agendessa selbst ist eine eigene Buchungssoftware für Salons, Praxen und Studios und wird separat abonniert.

Integration: 0 €Agendessa-Abo separatTelefon und Chat

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Was der Agent mit Ihrem Kalender macht

Vier Aufgaben, die sonst am Empfang liegen, erledigt am Telefon und im Website-Chat.

Freie Zeiten in Echtzeit

Keine starre Liste mit Uhrzeiten: Bei jedem Anruf fragt der Agent Agendessa, was am gewünschten Tag für die passende Leistung und Mitarbeiterin noch frei ist.

Termin direkt im Kalender

Sagt der Anrufer „Ja, so passt es“, entsteht der Termin sofort in Agendessa, mit Leistung, Uhrzeit und Mitarbeiter, genau wie eine Online-Buchung.

Verschieben und absagen

Wer nicht kann, ruft einfach an. Der Agent findet den bestehenden Termin, schlägt eine neue Zeit vor oder storniert ihn, immer nach Rückfrage.

Kunden wiedererkennen

Stammkunden werden über die Telefonnummer gefunden. Der Agent kennt ihre kommenden Termine und muss nicht jedes Mal nach dem Namen fragen.

So klingt das in einem Salon in Köln

Kundin: „Hallo, ich hätte gern Schnitt und Färben am Donnerstag, am liebsten bei Jana.“

Agent: „Bei Jana ist am Donnerstag um 10:30 und um 15:00 Uhr frei. Was passt Ihnen besser?“

Kundin: „15 Uhr, bitte.“

Agent: „Also Donnerstag, 15:00 Uhr, Schnitt und Färben bei Jana. Soll ich das so eintragen?“ … „Erledigt, der Termin steht.“

Die Zeiten kommen in diesem Moment aus Agendessa. Der Termin erscheint sofort im Kalender des Salons.

Für wen sich die Kombination lohnt

Überall dort, wo das Telefon klingelt, während alle Hände beschäftigt sind, von München bis Hamburg.

Friseursalons und Barbershops
Kosmetik-, Nagel- und Wimpernstudios
Arzt- und Zahnarztpraxen
Physiotherapie und Osteopathie
Psychotherapie und Coaching
Rechtsanwälte und Steuerberater
Fahrschulen und Nachhilfe
Kfz-Werkstätten und Reifenservice

In vier Schritten verbunden

1
Schlüssel in Agendessa erzeugen
Unter Einstellungen › API & Integrationen einen API-Schlüssel anlegen, mit den Rechten Lesen, Kunden und Termine.
2
Im Virtual-Receptionist-Dashboard einfügen
Integrationen › Agendessa öffnen, den Schlüssel einfügen und auf „Test“ klicken. Erscheint der Name Ihres Betriebs, steht die Verbindung.
3
Agent verbinden und testen
Wir verknüpfen Ihren Sprachagenten mit dem Kalender und führen gemeinsam ein paar Probeanrufe durch.
4
Live gehen
Sie erhalten die Nummer des Agenten oder leiten Ihre bestehende Geschäftsnummer dorthin um, ganz oder nur außerhalb der Öffnungszeiten.

Was kostet das?

Die Verbindung zwischen Virtual Receptionist und Agendessa kostet nichts, in allen Plänen mit Integrationen (Growth, Scale und die Omni-Varianten). Für die Gesprächsminuten gilt Ihr gewohnter Plan.

Den Kalender selbst stellt Agendessa bereit: Online-Buchung, Kundenkartei, Erinnerungen und Kasse für Betriebe mit Terminen. Das Abo schließen Sie separat direkt dort ab. Wenn Sie Agendessa schon nutzen, brauchen Sie nur den API-Schlüssel.

Häufige Fragen zur Agendessa-Integration

Kostet die Integration extra?+

Nein. Die Anbindung an Agendessa ist in den Plänen mit Integrationen (Growth und Scale) ohne Aufpreis enthalten. Sie zahlen nur Ihren gewohnten Plan.

Brauche ich ein Agendessa-Abo?+

Ja. Agendessa ist eine eigenständige Software und wird separat direkt bei Agendessa abonniert. Die Verbindung zwischen beiden Diensten kostet nichts.

Erscheinen telefonische Buchungen sofort im Kalender?+

Ja. Sobald der Anrufer bestätigt, legt der Agent den Termin direkt in Agendessa an, mit Leistung, Uhrzeit und Mitarbeiter. Ihr Team sieht ihn wie jede andere Buchung.

Was ist mit Datenschutz und DSGVO?+

Der Agent sieht nur, was der API-Schlüssel erlaubt: Leistungen, Team, freie Zeiten und, falls freigegeben, den über die Telefonnummer gefundenen Kunden mit seinen Terminen. Den Schlüssel können Sie in Agendessa jederzeit widerrufen, die Zugriffe werden protokolliert. Einen AV-Vertrag erhalten Sie auf Anfrage.

Was passiert, wenn der Wunschtermin belegt ist?+

Der Agent nennt die nächsten freien Zeiten aus dem Kalender, auch bei einer anderen Mitarbeiterin, wenn der Anrufer das möchte. Es wird nichts gebucht, was nicht wirklich frei ist.

Muss mein Team anders arbeiten?+

Nein. Ihr Team arbeitet weiter in Agendessa wie bisher. Telefonische Buchungen erscheinen dort genauso wie Online-Buchungen.

Kein Anruf mehr ohne Termin.

Hören Sie sich einen deutschen Agenten an und entscheiden Sie dann.

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