Virtuelle Rezeption für Unternehmen in Deutschland
Die Virtual Receptionist ist ein KI-Empfang für kleine und mittlere Unternehmen, die telefonisch und digital zuverlässig erreichbar sein möchten. Sie nimmt Anrufe an, beantwortet Website-Chats, verarbeitet WhatsApp-Nachrichten und E-Mails – 24/7 und auf Basis Ihrer Leistungen, Preise und Regeln.
Was ist eine virtuelle Rezeption?
Eine virtuelle Rezeption ist ein digitaler Empfangsdienst, der eingehende Anfragen entgegennimmt, vorsortiert und bearbeitet. Bei Virtual Receptionist übernimmt ein KI-Sprachagent das Telefon, während ergänzend ein Chatbot, WhatsApp und E-Mail eingebunden werden können. So entsteht ein zentraler virtueller Empfang, der nicht an Öffnungszeiten, Pausen oder einzelne Arbeitsplätze gebunden ist.
Am Telefon nimmt die KI beim ersten Klingeln ab und vermeidet ein Besetztzeichen. Sie kann Termine und Buchungen aufnehmen, Bestellungen entgegennehmen, Informationen zu Ihren Leistungen geben und bei dringenden Anliegen an Sie weiterleiten. Für Unternehmen mit vielen wiederkehrenden Fragen ist das besonders praktisch, weil der Empfang auf Ihre Abläufe eingelernt wird und nicht mit allgemeinen Standardantworten arbeitet.
- Virtuelle Rezeption für Telefon, Website-Chat, WhatsApp und E-Mail
- KI-Empfangsdienst für kleine und mittlere Unternehmen
- Eingelernt auf Ihre Leistungen, Preise, Regeln und Abläufe
- Stimme und Tonfall sind wählbar
- Live-Einrichtung durch das Team in etwa 24 Stunden
So funktioniert es: vom Anruf bis zur Zusammenfassung
Virtual Receptionist wird so eingerichtet, dass der virtuelle Empfang zu Ihrem Unternehmen passt. Das Team erfasst relevante Informationen wie Leistungen, Öffnungszeiten, Preise, Buchungsregeln, Weiterleitungswünsche und typische Fragen. Anschließend kann der KI-Empfang Anfragen strukturiert entgegennehmen und im passenden Ton beantworten.
Der Ablauf ist für Anrufende einfach: Sie rufen wie gewohnt an, sprechen mit einer natürlichen KI-Stimme und erhalten direkte Unterstützung. Wenn ein Anliegen dringend ist oder eine persönliche Übergabe notwendig wird, leitet Virtual Receptionist den Anruf an Sie weiter. Nach jedem Gespräch erhalten Sie eine Zusammenfassung per E-Mail und SMS. Die Anrufaufzeichnungen und Daten finden Sie in Ihrem Konto.
- Schritt eins: Sie stellen Informationen zu Leistungen, Preisen und Regeln bereit.
- Schritt zwei: Die virtuelle Rezeption nimmt Anrufe, Chat-Anfragen, WhatsApp und E-Mails entgegen.
- Schritt drei: Sie erhalten Zusammenfassungen, können Aufzeichnungen prüfen und dringende Anrufe übernehmen.
- Ab Growth sind automatische Bestätigungen und Erinnerungen möglich.
- Ab Growth kann die Anbindung an CRM, PMS, ERP oder jede API umgesetzt werden.
Virtueller Empfang für Praxen, Hotels, Kanzleien, Handwerk und Handel
Eine virtuelle Rezeption eignet sich für Unternehmen, bei denen Erreichbarkeit direkten Einfluss auf Terminvergabe, Buchungen, Service und Verkauf hat. In Praxen und kliniknahen Betrieben kann der KI-Empfang Terminanfragen aufnehmen, häufige Fragen beantworten und dringende Anliegen weiterleiten. Für Kanzleien hilft er, Anfragen zu strukturieren, Rückrufwünsche aufzunehmen und Erstinformationen sauber zu erfassen.
Hotels profitieren von einer virtuellen Rezeption, wenn Buchungsanfragen, Fragen zur Anreise oder Änderungswünsche auch außerhalb der regulären Besetzung eingehen. Restaurants können Reservierungen und Bestellungen aufnehmen lassen. Salons, Handwerksbetriebe und Händler nutzen den virtuellen Empfang, um Anfragen nicht zu verlieren, während das Team im Termin, im Verkauf, auf der Baustelle oder im Kundengespräch ist.
- Virtuelle Rezeption Hotel: Buchungsanfragen, Rückfragen und Weiterleitung bei dringenden Anliegen
- Praxen und kliniknahe Betriebe: Terminanfragen, Erinnerungen ab Growth und strukturierte Gesprächsnotizen
- Kanzleien: Aufnahme von Anliegen, Rückrufwünschen und Kontaktdaten
- Handwerk: Erreichbarkeit während Einsätzen, Baustellen und Kundenterminen
- Handel und E-Commerce: Bestellannahme, Produktfragen und Serviceanfragen
Mehrsprachig, kanalübergreifend und passend zu Ihrem Betrieb
Virtual Receptionist ist nicht auf Telefonie beschränkt. Der KI-Empfang kann als Sprach-KI für Anrufe eingesetzt werden und zusätzlich Website-Chat, WhatsApp und E-Mail abdecken. Für Unternehmen mit internationalen Gästen, Kundinnen oder Patienten ist außerdem wichtig: Am Telefon wechselt die virtuelle Rezeption in die Sprache des Anrufers und unterstützt 35+ Sprachen.
Der Nutzen entsteht besonders dann, wenn die Antworten nicht allgemein bleiben. Deshalb wird die virtuelle Rezeption auf Ihre konkreten Leistungen, Preise und Regeln eingelernt. Sie legen fest, welche Informationen genannt werden, welche Termine oder Buchungen angenommen werden und wann eine Weiterleitung erfolgen soll. So bleibt der Empfangsdienst nah an Ihrem Betrieb, statt nur Nachrichten entgegenzunehmen.
- Telefonische Annahme durch KI-Sprachagent
- Website-Chat als Chatbot für Besucher Ihrer Website
- WhatsApp für schnelle Kundenkommunikation
- E-Mail als zusätzlicher Eingangskanal
- 35+ Sprachen für Anrufende mit unterschiedlichen Sprachpräferenzen
Kosten der virtuellen Rezeption
Die Preise für die Sprach-KI sind transparent nach Paket und enthalten jeweils ein monatliches Minutenkontingent. Essentials kostet 199 € pro Monat und enthält 600 Sprachminuten; jede weitere Minute kostet 0,30 €. Growth kostet 299 € pro Monat, enthält 1000 Minuten und berechnet zusätzliche Minuten mit 0,25 €. In Growth sind außerdem CRM-Integration und 24/7-Support enthalten.
Scale kostet 499 € pro Monat und enthält 2000 Minuten; zusätzliche Minuten kosten 0,20 €. Dieses Paket ist für Unternehmen gedacht, die mehrere Rufnummern und parallele Anrufe benötigen. Die Einrichtungsgebühr ist derzeit für begrenzte Zeit kostenlos. Weitere Pakete gibt es für Chatbot, WhatsApp, Duo mit Voice und Chatbot sowie Omnichannel. Die Details finden Sie auf der Preisseite.
- Essentials: 199 €/Monat, 600 Sprachminuten, danach 0,30 €/Min.
- Growth: 299 €/Monat, 1000 Minuten, danach 0,25 €/Min., CRM-Integration, 24/7-Support
- Scale: 499 €/Monat, 2000 Minuten, danach 0,20 €/Min., mehrere Rufnummern und parallele Anrufe
- Einrichtungsgebühr derzeit für begrenzte Zeit kostenlos
- Weitere Pakete für Chatbot, WhatsApp, Duo und Omnichannel unter /preise
Virtuelle Rezeption oder klassischer Telefonservice?
Ein klassischer Telefonservice oder ein internes Sekretariat arbeitet mit Menschen, festen Schichten und abgestimmten Übergaben. Das kann persönlich sein, ist aber im Alltag oft von Verfügbarkeit, Auslastung und Öffnungszeiten abhängig. Eine virtuelle Rezeption setzt dagegen auf einen KI-Empfang, der 24/7 erreichbar ist, beim ersten Klingeln abnimmt und auch parallele Anfragen je nach Paket verarbeiten kann.
Der Unterschied liegt nicht nur in der Annahme von Nachrichten. Virtual Receptionist kann aktiv Termine, Buchungen und Bestellungen aufnehmen, in die Sprache des Anrufers wechseln und Zusammenfassungen per E-Mail und SMS senden. Ab Growth kommen automatische Bestätigungen und Erinnerungen sowie Integrationen in CRM, PMS, ERP oder jede API hinzu. Für viele kleine und mittlere Unternehmen ist das eine konkrete Entlastung, weil Routineanfragen strukturiert bearbeitet werden und dringende Fälle trotzdem bei Ihnen landen.
- Klassischer Empfang: persönlich, aber an Personalverfügbarkeit und Besetzung gebunden
- Virtuelle Rezeption: 24/7 erreichbar und für wiederkehrende Anfragen einsetzbar
- Telefonservice: häufig Fokus auf Nachrichtenerfassung
- KI-Empfang: Annahme, Qualifizierung, Termin- und Bestellaufnahme sowie Weiterleitung
- Kosten planbar über Pakete mit Minutenkontingent und klaren Folgeminutenpreisen
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Häufige Fragen
Was kostet eine virtuelle Rezeption?+
Die Sprach-KI startet mit Essentials bei 199 € pro Monat inklusive 600 Sprachminuten. Growth kostet 299 € pro Monat mit 1000 Minuten, Scale kostet 499 € pro Monat mit 2000 Minuten. Weitere Pakete für Chatbot, WhatsApp, Duo und Omnichannel finden Sie unter /preise.
Wie schnell kann Virtual Receptionist eingerichtet werden?+
Die Einrichtung erfolgt durch das Team und ist live in etwa 24 Stunden möglich. Dafür werden Ihre Leistungen, Preise, Regeln und gewünschten Abläufe erfasst. Die Einrichtungsgebühr ist derzeit für begrenzte Zeit kostenlos.
Kann die virtuelle Rezeption Termine und Buchungen annehmen?+
Ja, die Sprach-KI kann Buchungen, Termine und Bestellungen entgegennehmen. Ab Growth sind außerdem automatische Bestätigungen und Erinnerungen möglich. Die genauen Regeln werden passend zu Ihrem Betrieb eingerichtet.
Spricht die virtuelle Rezeption mehrere Sprachen?+
Ja, am Telefon kann Virtual Receptionist in die Sprache des Anrufers wechseln. Unterstützt werden 35+ Sprachen. Das ist besonders nützlich für Hotels, Handel, Praxen und Unternehmen mit internationalen Kontakten.
Was passiert bei dringenden Anrufen?+
Wenn ein Anliegen dringend ist, kann die virtuelle Rezeption den Anruf an Sie weiterleiten. Sie legen im Setup fest, wann eine Weiterleitung erfolgen soll. Nach jedem Anruf erhalten Sie zusätzlich eine Zusammenfassung per E-Mail und SMS.
Kann ich die virtuelle Rezeption vorab testen?+
Ja, Sie können eine kostenlose Demo unter /demo buchen. Wenn Sie die Sprach-KI direkt anhören möchten, nutzen Sie /call-and-listen-deutsch. So prüfen Sie vorab, wie der virtuelle Empfang am Telefon wirkt.
In etwa 24 Stunden live
Hören Sie sich den KI-Empfang an oder fordern Sie eine kostenlose Demo an — die Einrichtung übernimmt unser Team.