KI-Rezeptionist für kleine und mittlere Unternehmen
Ein KI-Rezeptionist nimmt Anrufe, Website-Anfragen, WhatsApp-Nachrichten und E-Mails an, wenn Ihr Team gerade nicht verfügbar ist. Virtual Receptionist wird auf Ihre Leistungen, Preise und Regeln eingelernt und unterstützt Sie 24/7 im Empfang, bei Terminen, Bestellungen und Weiterleitungen.
Was ist ein KI-Rezeptionist?
Ein KI-Rezeptionist ist ein virtueller Empfang für Unternehmen. Er beantwortet Telefonanrufe mit einem KI-Sprachagenten, reagiert auf Website-Chat, WhatsApp und E-Mail und verarbeitet wiederkehrende Anliegen nach Ihren Vorgaben. Für kleine und mittlere Unternehmen ist das besonders relevant, wenn Anfragen während Kundengesprächen, Behandlungen, Besichtigungen, Serviceeinsätzen oder außerhalb der Öffnungszeiten eingehen.
Virtual Receptionist nimmt Telefonanrufe beim ersten Klingeln an. Es entsteht kein Besetztzeichen, und Anrufer müssen nicht warten, bis jemand im Team frei ist. Der KI-Empfang kann Termine und Buchungen aufnehmen, Bestellungen erfassen, Informationen zu Leistungen und Preisen geben und bei dringenden Anliegen an Sie weiterleiten.
Der KI-Rezeptionist wird auf Ihre Angebote, Abläufe und Regeln eingelernt. Sie bestimmen, welche Informationen genannt werden dürfen, welche Fragen gestellt werden sollen und wann ein Anliegen an Ihr Team übergeben wird. Stimme und Tonfall sind wählbar, damit der Empfang zu Ihrem Unternehmen passt.
- Telefonannahme per KI-Sprachagent
- Website-Chat, WhatsApp und E-Mail als zusätzliche Kanäle
- 24/7 erreichbar für Kunden, Patienten, Gäste und Interessenten
- Eingelernt auf Ihre Leistungen, Preise und internen Regeln
So funktioniert der KI-Empfang in der Praxis
Virtual Receptionist wird durch das Team eingerichtet und kann live in etwa 24 Stunden einsatzbereit sein. Nach der Einrichtung beantwortet der KI-Rezeptionist Anfragen anhand Ihrer Inhalte und Abläufe. Er kann Gesprächsinhalte erfassen, strukturieren und an die passenden Stellen weitergeben.
Am Telefon nimmt der KI-Rezeptionist den Anruf beim ersten Klingeln entgegen. Erkennt er eine andere Sprache, wechselt er in die Sprache des Anrufers. Unterstützt werden 35+ Sprachen. Nach jedem Gespräch erhalten Sie eine Zusammenfassung per E-Mail und SMS. Anrufaufzeichnungen und Daten finden Sie in Ihrem Konto.
Ab dem Growth-Paket sind automatische Bestätigungen und Erinnerungen möglich. Ebenfalls ab Growth kann Virtual Receptionist an CRM, PMS, ERP oder jede API angebunden werden. So lassen sich Anfragen nicht nur beantworten, sondern auch in bestehende Arbeitsabläufe einbinden.
- Schritt 1: Sie liefern Informationen zu Leistungen, Preisen, Öffnungszeiten, Regeln und gewünschten Abläufen.
- Schritt 2: Das Team richtet den KI-Rezeptionisten ein, wählt Stimme und Tonfall und verbindet die benötigten Kanäle.
- Schritt 3: Der KI-Empfang nimmt Anfragen an, bucht oder erfasst Anliegen, leitet Dringendes weiter und sendet Zusammenfassungen.
Typische Aufgaben für Praxen, Hotels, Kanzleien, Handwerk und Handel
In Praxen und kliniknahen Betrieben kann der KI-Rezeptionist wiederkehrende Anfragen aufnehmen, Termine vorbereiten und wichtige Informationen abfragen. Wenn ein Anliegen dringend ist, kann der Anruf an Sie weitergeleitet werden. So bleibt der Empfang auch dann erreichbar, wenn das Team gerade im direkten Kontakt mit Patienten oder Kunden ist.
Hotels profitieren von einem KI-Empfang, der Buchungsanfragen, Änderungswünsche und häufige Fragen strukturiert annimmt. In Restaurants kann Virtual Receptionist Reservierungen und Bestellungen aufnehmen. Für Salons eignet sich der KI-Rezeptionist, um Terminanfragen, Leistungswünsche und Rückfragen zu Öffnungszeiten oder Preisen zu bearbeiten.
Kanzleien, Immobilienunternehmen, Autohäuser und E-Commerce-Anbieter nutzen den KI-Empfang für Erstkontakte, Rückrufwünsche, Terminabsprachen und Anfragequalifizierung. Auch Handwerks- und Handelsbetriebe können wiederkehrende Telefonate strukturieren: etwa Serviceanfragen, Angebotswünsche, Lieferfragen oder Terminfenster.
- Praxen und kliniknahe Betriebe: Terminwünsche, Rückrufbitten, dringende Weiterleitungen
- Hotels und Restaurants: Buchungen, Reservierungen, Bestellungen und häufige Fragen
- Kanzleien und Immobilien: Erstkontakt, Terminabstimmung, Weitergabe strukturierter Informationen
- Handwerk und Handel: Serviceanfragen, Bestellannahme, Angebots- und Rückrufwünsche
Kosten: Preise für den KI-Rezeptionisten
Die Preise für die Sprach-KI sind transparent nach Paket und enthaltenen Minuten aufgebaut. Essentials kostet 199 €/Monat und enthält 600 Sprachminuten. Darüber hinaus werden 0,30 €/Min. berechnet. Dieses Paket eignet sich, wenn Sie den KI-Rezeptionisten zunächst für die Telefonannahme und wiederkehrende Anfragen einsetzen möchten.
Growth kostet 299 €/Monat und enthält 1000 Minuten. Zusätzliche Minuten kosten 0,25 €/Min. In Growth sind CRM-Integration und 24/7-Support enthalten. Außerdem sind ab Growth automatische Bestätigungen und Erinnerungen sowie Anbindungen an CRM, PMS, ERP oder jede API möglich.
Scale kostet 499 €/Monat und enthält 2000 Minuten. Weitere Minuten kosten 0,20 €/Min. Dieses Paket ist für Unternehmen gedacht, die mehrere Rufnummern und parallele Anrufe benötigen. Die Einrichtungsgebühr ist derzeit für begrenzte Zeit kostenlos. Weitere Pakete für Chatbot, WhatsApp, Duo mit Voice und Chatbot sowie Omnichannel finden Sie auf der Preisseite.
- Essentials: 199 €/Monat, 600 Sprachminuten, danach 0,30 €/Min.
- Growth: 299 €/Monat, 1000 Minuten, danach 0,25 €/Min., CRM-Integration, 24/7-Support
- Scale: 499 €/Monat, 2000 Minuten, danach 0,20 €/Min., mehrere Rufnummern und parallele Anrufe
- Weitere Pakete: Chatbot, WhatsApp, Duo und Omnichannel auf /preise
KI-Rezeptionist im Vergleich zu klassischem Telefonservice und Sekretariat
Ein klassisches Sekretariat ist nah am Tagesgeschäft und kennt interne Abläufe aus der Zusammenarbeit im Team. Gleichzeitig ist es oft an Arbeitszeiten, Verfügbarkeit einzelner Personen und parallele Aufgaben gebunden. Wenn mehrere Anrufe gleichzeitig eingehen oder das Team im Kundengespräch ist, können Anrufe liegen bleiben oder später beantwortet werden.
Ein externer Telefonservice kann Anrufe entgegennehmen und Nachrichten weitergeben. Je nach Modell werden jedoch feste Skripte, definierte Servicezeiten oder manuelle Übergaben genutzt. Ein KI-Rezeptionist kann dagegen 24/7 reagieren, beim ersten Klingeln abnehmen und Anfragen über Telefon, Chat, WhatsApp und E-Mail zentral bearbeiten.
Virtual Receptionist ersetzt nicht jede persönliche Abstimmung im Unternehmen. Er übernimmt vor allem wiederkehrende Empfangsaufgaben, strukturiert Informationen und sorgt dafür, dass Anfragen nicht unbemerkt bleiben. Dringende Fälle können weitergeleitet werden, während normale Anliegen zusammengefasst per E-Mail und SMS bei Ihnen ankommen.
- 24/7 statt nur zu festen Bürozeiten
- Telefon, Website-Chat, WhatsApp und E-Mail in einem System
- Zusammenfassung jedes Anrufs per E-Mail und SMS
- Weiterleitung an Sie, wenn ein Anliegen dringend ist
Demo anhören und Einsatz prüfen
Der beste Einstieg ist ein konkreter Test mit Ihren typischen Anfragen. Auf /demo können Sie eine kostenlose Demo anfordern. Wenn Sie den KI-Rezeptionisten direkt live anhören möchten, nutzen Sie /call-and-listen-deutsch.
Für die Vorbereitung sollten Sie festlegen, welche Anfragen der KI-Empfang beantworten soll, welche Informationen er abfragen muss und wann eine Weiterleitung sinnvoll ist. Dazu gehören Leistungen, Preise, Öffnungszeiten, Terminregeln, Buchungslogik, Bestellabläufe und Formulierungen, die zu Ihrem Unternehmen passen.
Nach der Einrichtung arbeiten Sie mit Aufzeichnungen und Daten in Ihrem Konto. So können Sie nachvollziehen, welche Anliegen eingegangen sind, welche Informationen erfasst wurden und wo Abläufe angepasst werden sollten. Der KI-Rezeptionist bleibt dadurch nicht nur ein Anrufbeantworter, sondern wird Teil Ihres Empfangsprozesses.
- Kostenlose Demo unter /demo
- Live anhören unter /call-and-listen-deutsch
- Einrichtung durch das Team, live in etwa 24 Stunden
- Geeignet für Telefonannahme, Chat, WhatsApp und E-Mail
Passende Branchen
Häufige Fragen
Was kostet ein KI-Rezeptionist?+
Die Sprach-KI startet mit Essentials bei 199 €/Monat inklusive 600 Sprachminuten. Growth kostet 299 €/Monat mit 1000 Minuten, Scale kostet 499 €/Monat mit 2000 Minuten. Zusätzliche Minuten werden je nach Paket mit 0,30 €/Min., 0,25 €/Min. oder 0,20 €/Min. berechnet.
Kann der KI-Rezeptionist Termine buchen?+
Ja, Virtual Receptionist kann Buchungen, Termine und Bestellungen aufnehmen. Er wird auf Ihre Regeln eingelernt, zum Beispiel welche Leistungen angeboten werden und welche Angaben für eine Buchung erforderlich sind. Ab Growth sind auch automatische Bestätigungen und Erinnerungen möglich.
Spricht der KI-Rezeptionist mehrere Sprachen?+
Ja, der KI-Rezeptionist kann in die Sprache des Anrufers wechseln. Unterstützt werden 35+ Sprachen. Das ist besonders hilfreich für Hotels, Praxen, Restaurants, Handel und Dienstleister mit internationaler Kundschaft.
Was passiert bei dringenden Anrufen?+
Wenn ein Anliegen dringend ist, kann Virtual Receptionist den Anruf an Sie weiterleiten. Die Regeln dafür werden bei der Einrichtung festgelegt. Zusätzlich erhalten Sie nach jedem Anruf eine Zusammenfassung per E-Mail und SMS.
Kann der KI-Rezeptionist mit CRM oder anderen Systemen verbunden werden?+
Ja, ab dem Growth-Paket ist eine Anbindung an CRM, PMS, ERP oder jede API möglich. Dadurch können Anfragen in bestehende Prozesse eingebunden werden. Welche Verbindung sinnvoll ist, hängt von Ihren Abläufen und dem eingesetzten System ab.
Wo finde ich Aufzeichnungen und Daten aus den Anrufen?+
Anrufaufzeichnungen und Daten stehen in Ihrem Konto zur Verfügung. Sie können dort nachvollziehen, welche Anliegen eingegangen sind und welche Informationen erfasst wurden. Das hilft, den Empfangsprozess laufend zu prüfen und anzupassen.
In etwa 24 Stunden live
Hören Sie sich den KI-Empfang an oder fordern Sie eine kostenlose Demo an — die Einrichtung übernimmt unser Team.